01 / Geschäftliche E-Mail
E-Mail mit eigener Domain: warum es mehr ist als ein Postfach
Eine Firmen-E-Mail-Adresse wie anna@deinefirma.de anzulegen dauert beim Hoster fünf Minuten. Die Probleme kommen später: Angebote landen beim Kunden im Spam, der Kontaktformular-Versand der Website wird abgelehnt, nach einem Anbieterwechsel fehlen die Mails der letzten zehn Jahre, und die Zugangsdaten kennt nur die Person, die 2019 alles eingerichtet hat.
Seit Februar 2024 verlangen Google und Yahoo von Absendern, dass ihre Domain sauber authentifiziert ist, seit Mai 2025 zieht Microsoft für Outlook.com und Hotmail nach. Wer nur ein Postfach anlegt und die DNS-Einträge vergisst, merkt das an Antworten, die einfach nicht kommen. Wir richten deshalb nie nur das Postfach ein, sondern alles, was dazugehört.
02 / Geschäftliche E-Mail
Was die Einrichtung umfasst
- Beratung zum passenden Anbieter, abhängig von Teamgröße, Budget und Datenschutz
- Postfächer, Aliasse (info@, rechnung@) und Sammeladressen für dein Team
- SPF, DKIM und DMARC als DNS-Einträge, abgestimmt auf alle Dienste, die in deinem Namen senden: Postfach, Website-Formular, Newsletter, Rechnungsprogramm
- Umzug aller Mails, Ordner und, wo möglich, Kalender und Kontakte vom alten Anbieter
- Umstellung des Kontaktformulars deiner Website auf authentifizierten SMTP-Versand
- Einrichtung auf Rechnern und Handys oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung pro Gerät
- Dokumentation mit allen DNS-Einträgen und Zugängen, auf deine Firma ausgestellt
03 / Geschäftliche E-Mail
Welcher E-Mail-Anbieter für deine Firma passt
Es gibt nicht den einen richtigen Anbieter. Diese Optionen richten wir am häufigsten ein:
| Option | Passt gut, wenn | Zu beachten |
|---|---|---|
| Postfächer im Hosting-Paket (z. B. Hostinger, IONOS, Strato) | du ein bis fünf Postfächer brauchst und Website und Mail an einem Ort haben willst | Speicher pro Postfach ist oft knapp, Kalender und Kontakte sind einfach gehalten |
| Google Workspace | dein Team schon mit Gmail, Google Drive und Google Docs arbeitet | US-Anbieter, Kosten pro Person und Monat, Datenexport bei Wechsel planen |
| Microsoft 365 | ihr Outlook, Teams und Excel intensiv nutzt | US-Anbieter, Lizenzmodelle sind unübersichtlich, Kosten pro Person und Monat |
| EU-Anbieter wie mailbox.org oder Tuta | Datenschutz und Daten in Deutschland Vorrang haben | weniger Integrationen, Tuta funktioniert nur mit eigener App statt IMAP |
| Eigener Mailserver | fast nie für kleine Firmen | Zustellbarkeit, Spam-Filter und Sicherheits-Updates kosten dauerhaft Zeit. Wir raten meist ab |
04 / Geschäftliche E-Mail
E-Mail-Umzug zum neuen Anbieter ohne verlorene Mails
Beim Providerwechsel gehen selten Mails verloren, weil jemand etwas löscht. Sie gehen verloren, weil die Umstellung der DNS-Einträge Stunden braucht und in dieser Zeit Nachrichten beim alten Anbieter ankommen, den dann niemand mehr öffnet. Oder weil Kalender und Kontakte in einem Format liegen, das der IMAP-Umzug nicht mitnimmt.
Wir ziehen deshalb in zwei Durchgängen um: erst den kompletten Bestand, nach der Umstellung noch einmal alles, was in der Zwischenzeit angekommen ist. Das alte Postfach bleibt ein paar Wochen erreichbar, bis sicher ist, dass nichts mehr dort landet.
05 / Geschäftliche E-Mail
So läuft der Umzug ab
- 01
Inventur
Wir notieren alle Postfächer, Weiterleitungen, Aliasse und jeden Dienst, der in deinem Namen Mails verschickt. Dazu sichern wir die bestehenden DNS-Einträge.
- 02
Neue Postfächer anlegen
Beim neuen Anbieter entstehen die Postfächer mit denselben Adressen, bevor irgendetwas umgestellt wird.
- 03
Erster Durchgang
Alle Ordner und Mails werden per IMAP kopiert, je nach Menge mit Werkzeugen wie imapsync oder dem Umzugsservice des Anbieters.
- 04
DNS umstellen
Wir senken die TTL einen Tag vorher, stellen MX, SPF, DKIM und DMARC um und prüfen die Zustellung mit Testmails an Gmail und Outlook.
- 05
Zweiter Durchgang und Geräte
Was in der Zwischenzeit beim alten Anbieter ankam, ziehen wir nach. Danach richten wir Outlook, Apple Mail und Handys neu ein oder du folgst unserer Anleitung.
- 06
Nachkontrolle
Wir lesen die ersten DMARC-Berichte aus und schauen nach ein bis zwei Wochen, ob alle Absender sauber authentifiziert sind.
06 / Geschäftliche E-Mail
SPF, DKIM und DMARC gehören immer dazu
SPF sagt, welche Server für deine Domain senden dürfen. DKIM unterschreibt jede Mail digital. DMARC legt fest, was mit Mails passiert, die beides nicht bestehen, und schickt dir Berichte darüber. Zusammen verhindern die drei Einträge, dass Fremde in deinem Namen Phishing-Mails verschicken, und sie entscheiden mit darüber, ob deine Angebote im Posteingang ankommen.
Wie die Einträge aussehen und wie du sie selbst prüfen kannst, erklärt unser Ratgeber E-Mails landen im Spam: SPF, DKIM und DMARC einrichten. Wenn du es lieber abgibst, setzen wir sie im Rahmen der Einrichtung, inklusive Newsletter-Tool und Kontaktformular.
07 / Geschäftliche E-Mail
Teil eines größeren Umbaus?
Oft hängt die E-Mail an anderen Baustellen: Die Website soll umziehen, Dateien sollen aus der Dropbox in eine Cloud mit Daten in der EU, oder ein ehemaliger Mitarbeiter hatte als Einziger die Zugänge. Auf der Übersicht Server-Einrichtung für kleine Unternehmen siehst du, wie die Teile zusammenhängen. Für Dateien, Kalender und Kontakte auf einem Server in der EU gibt es Nextcloud für Unternehmen.
Wir sind verifizierter Hostinger-Partner und erwähnen das, wenn wir Hostinger empfehlen. Für E-Mail empfehlen wir aber, was zu dir passt, auch wenn es ein anderer Anbieter ist.
FAQ
Häufige Fragen
01Kann ich meine bisherige E-Mail-Adresse behalten?
Ja, solange die Domain dir gehört. Die Adresse hängt an der Domain, nicht am Anbieter. Wir ziehen nur die Postfächer um und stellen die DNS-Einträge um, die Adresse bleibt gleich.
02Gehen beim E-Mail-Umzug Mails verloren?
Bei einem sauberen Umzug nicht. Wir kopieren alle Ordner vor der Umstellung, holen nach der Umstellung die Mails aus der Zwischenzeit nach und lassen das alte Postfach noch einige Wochen erreichbar.
03Was kostet die Einrichtung einer geschäftlichen E-Mail?
Das hängt von der Zahl der Postfächer, der Datenmenge beim Umzug und den Diensten ab, die in deinem Namen senden. Du bekommst nach einem kurzen Gespräch einen Festpreis. Die monatlichen Kosten der Postfächer zahlst du direkt beim Anbieter.
04Werden Kalender und Kontakte mit umgezogen?
IMAP überträgt nur Mails. Kalender und Kontakte ziehen wir getrennt um, je nach Anbieter über einen Export oder über CalDAV und CardDAV. Das klären wir bei der Inventur.
05Wie lange ist meine E-Mail beim Umzug nicht erreichbar?
Im Idealfall gar nicht. Während die DNS-Umstellung wirkt, kommen Mails entweder noch beim alten oder schon beim neuen Anbieter an. Beide Postfächer sind in dieser Zeit aktiv, und wir führen sie danach zusammen.
06Kann ich weiter mit der Gmail- oder Outlook-App arbeiten?
In den meisten Fällen ja. Fast alle Anbieter unterstützen IMAP und SMTP, viele auch Exchange-ähnliche Protokolle. Wir sagen dir vorher, welche Apps mit dem gewählten Anbieter gut funktionieren.