01 / Nextcloud para empresas
Nextcloud para pequenas empresas: o que é
O Nextcloud é um software open source da Nextcloud GmbH, com sede em Estugarda, na Alemanha. Corre num servidor à tua escolha e dá-te armazenamento de ficheiros com programas de sincronização para Windows, macOS e Linux, apps para iPhone e Android, calendários, contactos, videochamadas e chat (Nextcloud Talk) e edição partilhada de documentos no browser.
A diferença principal em relação à Google e à Microsoft: és tu que decides onde está o servidor e quem o gere. A edição Community não tem custo de licença. Pagas o servidor ou o alojamento gerido, a configuração e a manutenção.
02 / Nextcloud para empresas
Porque é que as empresas procuram uma alternativa europeia ao Google Workspace
A Google e a Microsoft já oferecem centros de dados na UE. Mas a localização é só metade da questão. As duas são empresas americanas sujeitas à lei dos EUA, incluindo o CLOUD Act de 2018, ao abrigo do qual as autoridades americanas podem, em certas condições, pedir dados guardados em centros de dados no estrangeiro.
As transferências para empresas americanas certificadas são hoje permitidas pelo Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA de 2023. Os dois acordos anteriores, o Safe Harbor e o Privacy Shield, foram anulados pelo Tribunal de Justiça da UE em 2015 e 2020. Quem não quer voltar a planear tudo depois de cada acórdão guarda os dados dos clientes num fornecedor com sede e servidores na UE. É uma leitura prática da situação, não aconselhamento jurídico.
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O que o Nextcloud substitui, e quão bem
| Google / Microsoft | No Nextcloud | Avaliação honesta |
|---|---|---|
| Google Drive, OneDrive, ficheiros do SharePoint | Nextcloud Files com sincronização no computador e ficheiros virtuais | Muito bem. Partilha por link com palavra-passe e data de expiração incluída |
| Google Calendar, calendário do Outlook, contactos | Calendários e contactos por CalDAV e CardDAV | Muito bem; funciona também no Calendário da Apple, no Thunderbird e no telemóvel |
| Google Docs, Word e Excel online | Nextcloud Office (baseado no Collabora Online) ou ONLYOFFICE | Bem para documentos do dia a dia. Formatação complexa e macros do Excel ficam aquém |
| Google Meet, Microsoft Teams | Nextcloud Talk | Bem para chamadas em equipa pequena. Reuniões grandes precisam de componentes extra no servidor |
| Gmail, caixa do Outlook | O Nextcloud Mail é só um cliente de email | Continuas a precisar de um fornecedor de email. Também o configuramos |
| Google Forms, Microsoft Forms | Nextcloud Forms | Chega para inquéritos e pedidos internos |
04 / Nextcloud para empresas
As cedências, antes de decidires
Só configuramos o Nextcloud quando faz sentido para ti. Estes pontos falamos sempre primeiro:
- A edição em simultâneo funciona, mas é menos fluida do que no Google Docs
- Quem vive no Excel, com macros, Power Query ou folhas muito grandes, trabalha melhor com o Office no computador sobre ficheiros sincronizados
- As integrações com outros programas, como CRM, contabilidade ou Zapier, são mais raras do que na Google ou na Microsoft
- Alguém tem de cuidar do servidor. Atualizações, backups e monitorização não acontecem sozinhos. Fazemos nós, ou um fornecedor de alojamento gerido
- Os hábitos levam tempo. Conta com uma formação curta e algumas semanas de adaptação
05 / Nextcloud para empresas
Três formas de ter o Nextcloud
Nextcloud gerido
Um fornecedor em Portugal ou noutro país da UE gere o Nextcloud por ti, e nós configuramos utilizadores, pastas, partilhas e a migração. Bom para equipas que não querem servidor nenhum.
Servidor próprio na UE
Instalamos o Nextcloud num servidor alugado num centro de dados português ou europeu, com backups e atualizações. Mais controlo e mais espaço pelo mesmo dinheiro.
Nextcloud Enterprise
Para empresas que precisam de suporte direto do fabricante e ciclos de atualização mais longos. A subscrição é feita com a Nextcloud GmbH ou com um parceiro.
06 / Nextcloud para empresas
Como corre a mudança a partir da Google ou da Microsoft
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Conversa e inventário
Quantas pessoas, quantos dados, que programas têm de continuar a funcionar? No fim sabes se o Nextcloud serve e recebes um orçamento fixo.
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Configuração
Servidor ou alojamento, utilizadores e grupos, estrutura de pastas, partilhas, autenticação de dois fatores e backups com a regra 3-2-1.
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Migrar os dados
Ficheiros do Google Drive (pelo Google Takeout ou por sincronização direta) ou do OneDrive, calendários em ICS e contactos em vCard.
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Os dois sistemas lado a lado
Durante uma a duas semanas os dois sistemas funcionam em paralelo, até toda a gente estar à vontade. Só depois cancelas a subscrição antiga.
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Formação e entrega
Uma sessão curta para a equipa, documentação e todos os acessos em nome da tua empresa.
07 / Nextcloud para empresas
Nextcloud e RGPD na prática
O Nextcloud é uma ferramenta. Cumprir o RGPD depende da forma como é usado: onde está o servidor, se existe acordo de subcontratação com o fornecedor de alojamento (art. 28.º do RGPD), quem tem acesso a que pastas, se os dados estão cifrados e se há backups. Com um servidor na UE, contas individuais e autenticação de dois fatores, muitas exigências ficam mais fáceis de cumprir do que com um fornecedor americano.
Na entrega recebes uma lista de quem tem acesso a quê e onde estão os dados. É o tipo de documento que dá jeito ter à mão se um cliente, um auditor ou a CNPD perguntar. Mais uma vez: isto é experiência prática, não aconselhamento jurídico.
08 / Nextcloud para empresas
Para quem o Nextcloud serve, e para quem não serve
O Nextcloud serve bem escritórios, clínicas, escritórios de advogados e contabilistas, oficinas e agências com 3 a 30 pessoas que sobretudo partilham ficheiros, marcam reuniões e precisam de guardar dados de clientes em segurança. Quem hoje anda entre Dropbox, pens USB e anexos de email é quem mais ganha.
Serve menos se a tua equipa escreve em conjunto no Google Docs o dia inteiro, ou se os vossos processos dependem do Microsoft Teams, das listas do SharePoint e do Power Automate. Nesse caso é mais honesto manter o Microsoft 365 e arrumar só o email, o DNS e os backups. A página configuração de servidores para pequenas empresas mostra como tudo encaixa.
O email corre à parte do Nextcloud. As caixas de correio com o teu domínio e a migração do correio antigo estão em email profissional com domínio próprio, incluindo o SPF, o DKIM e o DMARC para que o correio do novo sistema não vá parar ao spam.
FAQ
Perguntas frequentes
01O Nextcloud é gratuito para empresas?
A edição Community é open source e não tem custo de licença. Pagas o servidor ou o alojamento gerido, a configuração e a manutenção. Se quiseres suporte do fabricante, o Nextcloud Enterprise é uma subscrição paga.
02O Nextcloud cumpre o RGPD?
O Nextcloud é uma ferramenta; o cumprimento depende da forma como é gerido: localização do servidor, acordo de subcontratação com o alojamento, permissões, cifragem e backups. Com um servidor na UE e uma configuração cuidada, muitas exigências são mais fáceis de cumprir do que com um fornecedor americano. Não é aconselhamento jurídico.
03Podemos continuar a usar o Word e o Excel?
Sim. Com o programa de sincronização do Nextcloud, os ficheiros aparecem como pastas normais no computador e abrem no Word e no Excel. Se mantiveres uma licença do Microsoft 365, podes continuar a trabalhar assim.
04Continuamos a precisar de um fornecedor de email?
Sim. O Nextcloud Mail é um cliente de email, não um servidor de correio. Configuramos as tuas caixas num fornecedor adequado, com sede na UE se preferires, e ligamo-las.
05O que acontece se o servidor falhar?
Graças à sincronização, os ficheiros também estão nos computadores da equipa, e fazemos backups do servidor com a regra 3-2-1, com uma cópia noutro fornecedor. Com alojamento gerido, o fornecedor trata também da disponibilidade.
06Para quantos utilizadores serve o Nextcloud?
Tecnicamente, para organizações muito grandes. A nossa oferta é para equipas pequenas, de uma a cerca de 30 pessoas, em que a configuração fica feita em poucos dias.